- CASE STUDIES
Quadif
Abbiamo trasformato un insieme di strumenti frammentati in una piattaforma unica capace di collegare area commerciale, ufficio tecnico, codifica, controllo economico e flussi operativi lungo tutto il ciclo di commessa.
CLIENTE
3DBeta S.r.l.
PROGETTO
Quadif
Il contesto
3DBeta S.r.l., società del Gruppo Beta Utensili SpA, opera nella progettazione, produzione e installazione di composizioni di arredo su misura per l’officina moderna. Un contesto in cui convivono logiche commerciali, configurazioni tecniche, dati economici, documentazione di progetto e attività produttive che devono restare coerenti tra loro.
In una realtà di questo tipo, lavorare con strumenti separati significa introdurre facilmente errori manuali, duplicazioni, passaggi non tracciati e difficoltà nel mantenere allineate informazioni che attraversano reparti diversi.
La richiesta non era quindi soltanto sostituire alcuni file Excel o digitalizzare una singola funzione. Il bisogno reale era costruire un sistema capace di diventare un riferimento comune per l’azienda, mettendo in relazione dati, persone e processi che fino a quel momento viaggiavano su binari paralleli.
L’obiettivo
L’obiettivo era eliminare la frammentazione degli strumenti interni e costruire un’unica piattaforma in grado di supportare l’intero ciclo operativo: dalla gestione commerciale alla produzione, dalla codifica al post-vendita, mantenendo un controllo costante su dati, revisioni, costi e avanzamento delle attività.
Non si trattava solo di centralizzare informazioni. Dovevamo progettare uno strumento capace di connettere reparti diversi, far dialogare dati economici e tecnici, ridurre gli interventi manuali e offrire una base strutturata per la crescita del sistema nel tempo.
La complessità del progetto
La complessità reale del progetto stava nella sua natura trasversale.
Quadif non doveva risolvere un solo problema, ma diventare il punto di raccordo tra aree aziendali con logiche, tempi e bisogni differenti: il commerciale, che lavora su offerte e marginalità; l’ufficio tecnico, che gestisce configurazioni, documentazione e progettazione; la produzione, che deve ricevere dati coerenti; l’amministrazione e il controllo, che hanno bisogno di visibilità sui costi reali.
A questo si aggiungeva un ulteriore livello di difficoltà: il sistema doveva integrarsi con strumenti già presenti in azienda, come SAP, Vault e Autodesk Inventor, senza limitarsi a importare dati in modo statico, ma mantenendo un allineamento continuo tra le diverse fonti.
La sfida, quindi, era costruire una piattaforma abbastanza strutturata da governare codifiche, cataloghi, offerte, commesse, distinte base, documenti tecnici, stati di avanzamento, time tracking e permessi utente, senza trasformarsi in uno strumento rigido o ingestibile.
La soluzione sviluppata
Abbiamo sviluppato Quadif come piattaforma modulare capace di accompagnare l’evoluzione del processo aziendale, partendo da un’esigenza iniziale molto precisa e ampliandosi progressivamente fino a coprire l’intero ciclo operativo.
Il primo nucleo del progetto nasce dall’automazione della gestione delle codifiche prodotto e dalla generazione di cataloghi multilingua in PDF. In questa fase l’obiettivo era superare i limiti di Excel, riducendo errori manuali e mancanza di standardizzazione. Quadif ha iniziato così a diventare il punto di riferimento per la produzione strutturata dei contenuti di catalogo.
Successivamente abbiamo integrato nel sistema i dati economici provenienti da SAP, permettendo a Quadif di gestire anche costi, prezzi, listini, controlli di coerenza e analisi di marginalità. Questo passaggio ha spostato il progetto da semplice supporto operativo a vero strumento di controllo economico e commerciale.
Un’evoluzione decisiva è arrivata con la gestione della commessa. Abbiamo centralizzato all’interno della piattaforma configurazioni prodotto, note operative, accordi con il cliente, documentazione di progetto, revisioni di offerta e stati di avanzamento, creando un punto di connessione concreto tra ufficio commerciale e ufficio tecnico.
Per migliorare la visibilità sul lavoro in corso, abbiamo introdotto meccanismi di monitoraggio in tempo reale e sistemi di recovery, così da rendere più immediata la lettura dello stato delle attività e aumentare la reattività nei confronti del cliente.
Il salto di qualità più importante è arrivato poi con l’integrazione bidirezionale con Vault e Autodesk Inventor. Tavole tecniche e distinte base vengono sincronizzate automaticamente, mantenendo allineati i dati generati in progettazione con quanto definito nella fase commerciale. Questo riduce i passaggi manuali, migliora la coerenza dei dati e diminuisce il rischio di errore lungo il processo.
Oggi le offerte vengono create direttamente all’interno di Quadif, già collegate ai dati aziendali di costo e prezzo. Ogni revisione è tracciata, ogni modifica resta documentata e la struttura economica consente di costruire offerte articolate senza perdere visibilità sulla marginalità.
Con la crescita del sistema abbiamo inoltre introdotto ruoli e permessi granulari, per governare in modo corretto l’accesso alle informazioni, e un Time Tracker che collega le ore lavorate ai centri di costo aziendali, esportandole automaticamente verso SAP. In questo modo il sistema non si limita a gestire dati teorici, ma rende leggibili anche i costi reali dei progetti.
Il risultato è una piattaforma che oggi accompagna 3DBeta in tutte le fasi principali: progettazione, produzione, spedizione, installazione e post-vendita, con generazione automatica di documenti PDF, raccolta di rapporti di intervento firmati su tablet e piena tracciabilità delle attività.
Cosa rende il progetto interessante
- Evoluzione progressiva ma coerente, da strumento focalizzato su codifiche e cataloghi a piattaforma centrale per l’intera azienda.
- Superamento reale di Excel, con più standardizzazione, meno errori manuali e maggiore governabilità dei dati.
- Integrazione con SAP, per collegare listini, costi, prezzi e marginalità ai processi operativi e commerciali.
- Ponte concreto tra commerciale e ufficio tecnico, grazie alla gestione unificata di offerte, commesse, configurazioni e documentazione.
- Sincronizzazione bidirezionale con Vault e Inventor, utile per mantenere allineate progettazione e dati di commessa.
- Tracciabilità completa di revisioni, attività e costi, con controllo più preciso sia sul lavoro svolto sia sulla marginalità reale.
- Ruoli e permessi granulari, per governare accessi e responsabilità in un sistema complesso e condiviso.
Cosa dimostra questo progetto
Questo progetto mostra bene il nostro modo di lavorare quando ci troviamo davanti a processi complessi che coinvolgono più reparti, più strumenti e più livelli decisionali.
Non ci siamo limitati a digitalizzare un’attività isolata. Siamo partiti da un problema concreto, lo abbiamo risolto in modo strutturato e, nel tempo, abbiamo costruito una piattaforma capace di crescere insieme all’azienda, assorbendo nuove esigenze senza perdere coerenza.
Quadif dimostra bene che il valore di un sistema non sta solo nelle funzioni che contiene, ma nella sua capacità di mettere in relazione dati economici, configurazioni tecniche, flussi commerciali, attività operative e strumenti esterni dentro un unico quadro leggibile e controllabile.
È qui che per noi si vede la differenza tra sviluppare software e costruire un sistema: nella capacità di trasformare complessità, frammentazione e dipendenza da strumenti separati in un’infrastruttura che rende il lavoro più coerente, più tracciabile e più governabile nel tempo.
