- CASE STUDIES
Gestionale Eventi
Abbiamo progettato una piattaforma flessibile e multi-tenant per gestire ospiti, accrediti e raccolta dati in modo ordinato, configurabile e pronto per scenari diversi.
CLIENTE
Sinexia
PROGETTO
Gestionale eventi
Il contesto
Sinexia, già nostra cliente per un precedente progetto, ci ha coinvolti nello sviluppo di un secondo prodotto con un obiettivo preciso: non creare un semplice gestionale interno, ma costruire una piattaforma rivendibile come SaaS, pensata per essere utilizzata da organizzatori di eventi, convention, cene aziendali ed esperienze di gruppo.
Il punto non era quindi rispondere a un’esigenza isolata, ma progettare un sistema capace di funzionare in contesti differenti, con clienti diversi, modalità operative diverse e dati da gestire ogni volta in modo specifico.
Per questo non bastava sviluppare una serie di funzionalità. Serviva costruire una base solida, flessibile e governabile, in grado di adattarsi a scenari molteplici senza perdere coerenza, controllo e affidabilità.
L’obiettivo
L’obiettivo era creare un’applicazione capace di gestire l’intero ciclo operativo legato agli ospiti di un evento: dalla raccolta iniziale delle informazioni fino all’accredito sul posto.
La richiesta, però, non era solo funzionale. Il sistema doveva essere abbastanza flessibile da adattarsi a eventi diversi senza richiedere ogni volta interventi tecnici, personalizzazioni pesanti o modifiche strutturali. Dovevamo quindi progettare una piattaforma configurabile, capace di adattarsi al contesto senza essere riscritta ogni volta.
La complessità del progetto
La parte più delicata del progetto stava nell’equilibrio tra struttura e flessibilità.
Nel mondo degli eventi cambiano continuamente le variabili da gestire: tipologie di ospiti, dati richiesti, formati di importazione, modalità di accredito, logiche di compilazione dei questionari, notifiche, regole di partecipazione, esigenze di clienti differenti.
In un caso del genere il rischio è duplice: creare un software troppo rigido, che funziona solo in un caso specifico, oppure uno strumento troppo generico, difficile da controllare e poco affidabile nella pratica. La sfida era costruire un sistema abbastanza strutturato da sostenere flussi complessi, ma abbastanza aperto da adattarsi a modelli organizzativi diversi.
In più, trattandosi di un prodotto pensato per essere distribuito a più clienti, era fondamentale progettare un’architettura che garantisse separazione dei dati, autonomia di configurazione e riusabilità reale del sistema.
La soluzione sviluppata
Abbiamo sviluppato una piattaforma che consente di gestire in modo centralizzato ospiti, moduli, accrediti, attributi personalizzati e flussi informativi, mantenendo un alto livello di configurabilità.
La gestione degli ospiti parte da una delle esigenze più concrete: l’importazione dei dati. Per questo abbiamo previsto un sistema che consente di caricare file Excel anche molto diversi tra loro, mappando le colonne del file sorgente sui campi della piattaforma. In questo modo non è il file a doversi adattare al software, ma il sistema a interpretare correttamente strutture di partenza differenti.
Abbiamo applicato la stessa logica anche all’esportazione, rendendola configurabile: è possibile scegliere quali campi includere, definire il nome delle colonne e costruire un output coerente con le esigenze operative o organizzative del cliente.
Per raccogliere le informazioni prima dell’evento, abbiamo introdotto un sistema di moduli e questionari personalizzabili, collegabili a una o più esperienze. Le domande non sono statiche: possono cambiare in base alle risposte fornite, grazie a regole dinamiche che modificano il comportamento del form e guidano la compilazione in modo più preciso.
Abbiamo inoltre previsto la gestione di attributi e campi aggiuntivi, così da permettere la raccolta di informazioni molto diverse tra loro: dati anagrafici, preferenze, note operative, informazioni logistiche o altri elementi specifici del singolo evento.
Nel momento dell’accredito, la piattaforma supporta due modalità operative: controllo manuale dal pannello oppure check-in tramite QR code generato automaticamente per ogni ospite. Questo consente di semplificare l’ingresso, ridurre i passaggi manuali e avere una tracciabilità immediata delle presenze.
A livello architetturale, abbiamo costruito il progetto in logica multi-tenant, così che ogni cliente possa operare in uno spazio separato, con i propri dati, le proprie configurazioni e i propri flussi, senza interferenze con gli altri ambienti.
Cosa rende il progetto interessante
- Configurabilità reale, perché il sistema si adatta a eventi e clienti diversi senza dover essere ripensato ogni volta da capo.
- Importazione ed esportazione flessibili, per lavorare con tracciati differenti senza rigidità operative.
- Questionari dinamici, capaci di modificarsi in base alle risposte e raccogliere solo le informazioni davvero utili.
- Gestione di attributi personalizzati, per coprire esigenze organizzative molto diverse senza complicare la struttura di base.
- Accredito più rapido e controllato, grazie alla combinazione tra operatività manuale e QR code.
- Architettura multi-tenant, pensata fin dall’inizio per una distribuzione ordinata, separata e scalabile del prodotto.
Cosa dimostra questo progetto
Questo progetto mostra bene il nostro modo di lavorare.
Quando affrontiamo un’esigenza complessa, non ci limitiamo a tradurre una lista di richieste in funzioni. Partiamo dal contesto, analizziamo le variabili reali da gestire e costruiamo un sistema che abbia senso nel tempo, non solo al momento della consegna.
In questo caso non era importante soltanto far funzionare importazioni, questionari e accrediti. Era necessario progettare un prodotto capace di reggere scenari diversi, lasciare autonomia operativa a chi lo utilizza e diventare una base solida per una distribuzione SaaS.
È qui che per noi si vede la differenza tra sviluppare singole funzionalità e costruire un sistema: nella capacità di tenere insieme flessibilità, struttura, affidabilità e visione d’insieme.
