- CASE STUDIES
Gestionale di produzione
Abbiamo sviluppato un gestionale su misura che unifica vendite, acquisti, logistica, magazzino, assistenza tecnica e fatturazione in un unico sistema, rendendo più coerente e controllabile l’intero flusso operativo dell’azienda.
CLIENTE
Sinexia
PROGETTO
SinexiaGest
Il contesto
Sinexia è una realtà di Monza specializzata nella rivendita di software e hardware, nella consulenza IT e nei servizi di assistenza rivolti ad aziende, privati e pubblica amministrazione. Un modello di business articolato, in cui convivono prodotti fisici, licenze digitali, servizi tecnici e contratti continuativi, ciascuno con regole operative e amministrative differenti.
In un contesto di questo tipo, affidarsi a strumenti separati significa creare facilmente disallineamenti tra ciò che viene venduto, acquistato, evaso, utilizzato nei rapporti tecnici o fatturato. Più il business cresce, più la frammentazione diventa un problema concreto: doppie registrazioni, passaggi manuali, difficoltà di controllo e poca visibilità complessiva sullo stato reale delle operazioni.
La richiesta non era quindi solo digitalizzare alcune aree, ma costruire una piattaforma capace di tenere insieme tutte le componenti del lavoro quotidiano in modo organico.
L’obiettivo
L’obiettivo era sviluppare un gestionale completamente integrato in grado di unificare in un’unica piattaforma tutti i principali flussi operativi di Sinexia: magazzino, acquisti, vendite, evasione ordini, assistenza tecnica e fatturazione.
Il sistema doveva supportare un catalogo molto eterogeneo, gestire correttamente sia beni fisici sia prodotti digitali o ricorrenti, collegare ogni fase alla successiva e ridurre al minimo il lavoro manuale di riconciliazione tra reparti e attività diverse.
Non bastava quindi un gestionale standard. Serviva un sistema capace di adattarsi alla logica reale dell’azienda e di mantenere continuità tra operatività commerciale, tecnica e amministrativa.
La complessità del progetto
La complessità reale del progetto stava nella varietà dei processi da governare e, soprattutto, nelle relazioni che esistono tra loro.
Sinexia non gestisce solo articoli da vendere o acquistare. Gestisce anche licenze, rinnovi, seriali, movimentazioni di magazzino, ordini cliente, ordini fornitore, triangolazioni, evasioni, interventi tecnici e tariffe di assistenza che cambiano in base a contratto, fascia oraria o festività. Tutti questi elementi devono restare coerenti tra loro, perché una modifica in un punto del flusso ha effetti concreti anche sugli altri.
Il rischio, senza un sistema costruito in modo corretto, è perdere continuità tra reparti: il commerciale lavora su un dato, il magazzino su un altro, il tecnico usa materiali che poi vanno ricostruiti a mano, l’amministrazione deve verificare tutto a posteriori.
La sfida era quindi progettare un gestionale abbastanza strutturato da tenere insieme catalogo, logistica, servizi, fabbisogni, rapporti tecnici e ciclo di fatturazione, senza trasformare la piattaforma in un insieme di moduli scollegati.
La soluzione sviluppata
Abbiamo sviluppato SinexiaGest come piattaforma centralizzata per governare in modo integrato l’intero ciclo operativo dell’azienda.
Uno dei primi nodi affrontati è stato il catalogo prodotti. Il sistema è stato progettato per gestire senza compromessi beni fisici, licenze digitali e sottoscrizioni ricorrenti, tenendo conto delle specificità di ciascuna tipologia. Per questo abbiamo previsto la gestione di numeri di serie, numeri di lotto, scadenze, rinnovi automatici, oltre a tutta la parte legata a giacenze, inventario e movimentazione di magazzino con logica FIFO.
Sul fronte commerciale, SinexiaGest copre l’intero ciclo attivo: preventivi, ordini cliente, evasione, triangolazioni, spedizioni e gestione delle anagrafiche. Ogni passaggio è collegato al successivo, così da mantenere una continuità reale tra ciò che viene promesso al cliente, ciò che viene preparato operativamente e ciò che viene infine consegnato o fatturato.
In modo speculare, abbiamo integrato anche il ciclo passivo, con la gestione di ordini di acquisto, fornitori e approvvigionamenti. Questo rende molto più semplice controllare cosa va ordinato, da chi, con quale priorità e in relazione a quali fabbisogni o ordini in corso.
Un elemento particolarmente distintivo del progetto è la gestione dei rapporti di assistenza tecnica. Ogni intervento viene registrato direttamente nel gestionale e genera in automatico due effetti concreti: lo scarico del magazzino per i materiali utilizzati e la preventivazione delle ore del tecnico. Il sistema tiene conto anche di tariffe configurabili in base a contratto, fascia oraria e festività, così da adattarsi correttamente ai diversi accordi attivi con i clienti.
Tutte queste informazioni confluiscono poi in un ciclo di fatturazione integrato, che collega attività operative e documentazione amministrativa senza richiedere continue verifiche manuali. Vendite, acquisti e servizi tecnici non restano quindi mondi separati, ma diventano parti di un unico flusso coerente.
Il risultato è un gestionale che non si limita a raccogliere dati, ma organizza in modo strutturato il funzionamento reale dell’azienda, mantenendo sempre leggibile lo stato di ordini, giacenze, interventi, fabbisogni e fatturazione.
Cosa rende il progetto interessante
- Gestione unificata di prodotti molto diversi, tra beni fisici, licenze digitali e sottoscrizioni ricorrenti.
- Controllo completo del magazzino, con seriali, lotti, giacenze, inventario e logica FIFO.
- Copertura dell’intero ciclo attivo, dal preventivo fino all’evasione e alla spedizione.
- Gestione strutturata del ciclo passivo, con fornitori, ordini di acquisto e fabbisogni sempre leggibili.
- Assistenza tecnica integrata nel gestionale, con ore, materiali usati e condizioni economiche configurabili.
- Allineamento automatico tra operatività e fatturazione, che riduce il lavoro manuale di riconciliazione.
- Visione trasversale dell’azienda, utile per collegare commerciale, logistica, magazzino e amministrazione in un solo sistema.
Cosa dimostra questo progetto
Questo progetto mostra bene il nostro approccio quando lavoriamo su realtà che non hanno un solo processo da digitalizzare, ma una rete di attività diverse che devono restare allineate nel tempo.
Non ci siamo limitati a costruire un modulo di magazzino o una gestione ordini separata. Abbiamo progettato un sistema capace di collegare il catalogo, il ciclo commerciale, gli acquisti, l’assistenza tecnica e la fatturazione dentro un’unica logica operativa.
SinexiaGest dimostra bene che il valore di un gestionale non sta solo nella quantità di funzioni disponibili, ma nella capacità di creare continuità tra ciò che accade nei diversi reparti, ridurre i passaggi manuali e rendere più leggibile l’intero flusso aziendale. È qui che per noi si vede la differenza tra sommare moduli e costruire un sistema davvero utile per governare la complessità.
